Dalla confusione all'ordine: il mio lavoro per Farmacia Casavecchia

Gestire un’attività richiede tempo, organizzazione e un metodo efficace per evitare che l’amministrazione diventi un ostacolo anziché un supporto. Quando la titolare della Farmacia Casavecchia mi ha contattata, aveva proprio questa esigenza: trovare una soluzione per semplificare la gestione degli adempimenti e strutturare un sistema di archiviazione più funzionale.

Il problema? Documenti sparsi, scarsa visibilità sul cash flow e una postazione di lavoro poco ottimizzata.

La mia missione? Trasformare la confusione in un sistema chiaro, ordinato ed efficiente.

FASE 1: ANALISI DELLA SITUAZIONE

Il primo passo è stato ascoltare. Sono andata in farmacia per osservare il metodo di lavoro attuale e, attraverso un colloquio mirato con la titolare, ho identificato le sue principali difficoltà e i risultati che voleva ottenere.

Dall’analisi sono emersi due problemi chiave:
- La gestione documentale era poco strutturata, rendendo difficile il reperimento di informazioni utili.
- Il controllo del cash flow avveniva in modo frammentato, senza un sistema pratico per monitorare entrate e uscite.

Seguendo l’approccio Lean, il primo obiettivo è stato eliminare gli sprechi di tempo e risorse per rendere il flusso di lavoro più efficiente.

FASE 2: PROGETTAZIONE DI UN SISTEMA PIÙ SNELLO (LEAN OFFICE)

Una volta definiti i punti critici, ho elaborato un piano basato sui principi del Lean Office, ossia l’applicazione della filosofia Lean alla gestione amministrativa.

- Archivio digitale e fisico ottimizzato: Ho progettato un sistema di archiviazione che permette di trovare rapidamente documenti e informazioni utili. L’archivio è stato suddiviso in due categorie:

• Archivio di consultazione: per i documenti che devono essere sempre a portata di mano.
• Archivio corrente: per tutto ciò che riguarda la gestione quotidiana e gli adempimenti amministrativi.

- File per il controllo del cash flow: Ho creato uno strumento semplice e intuitivo per monitorare entrate e uscite, aiutando la titolare a prevedere i flussi finanziari e gestire meglio la liquidità.

Queste soluzioni si basano sul principio della semplificazione e della riduzione degli sprechi (tempo perso nella ricerca di documenti, errori dovuti alla mancanza di dati aggiornati, etc.), pilastri fondamentali del metodo Lean.

FASE 3: IMPLEMENTAZIONE PRATICA

Non mi limito mai a consegnare soluzioni: le metto in pratica insieme al cliente per garantire un’applicazione efficace.

Sono tornata in farmacia con i materiali necessari e ho lavorato fianco a fianco con la titolare per:
✔ Creare e organizzare l’archivio secondo il metodo definito.
✔ Spiegare il funzionamento del file di controllo finanziario, in modo che potesse gestirlo in autonomia.
✔ Riordinare la postazione di lavoro utilizzando il metodo delle 5S, per rendere lo spazio più funzionale e ridurre gli sprechi di tempo.

RISULTATI E BENEFICI

- Maggiore controllo sulla documentazione: il nuovo sistema di archiviazione ha eliminato il problema della ricerca di documenti, rendendo tutto più accessibile.
- Monitoraggio chiaro del cash flow: grazie al file di gestione finanziaria, ora la titolare ha un quadro chiaro delle entrate e delle spese, senza sorprese.
- Migliore organizzazione del lavoro: con una postazione più funzionale e ordinata, la gestione quotidiana è più fluida e meno stressante.

EFFICIENZA SIGNIFICA MIGLIORAMENTO CONTINUO

Uno dei principi fondamentali del Lean Office è che l’organizzazione non è un traguardo, ma un processo in continua evoluzione. Per questo il mio lavoro non si limita a fornire soluzioni, ma a guidare le persone nel percorso di miglioramento continuo.

Se vuoi applicare un approccio Lean alla tua attività e rendere più efficiente la tua gestione, contattami!